Externí vedení účetnictví pro firmy

Slovo outsourcing samo o sobě nic neslibuje. Jedna firma předá celou pravidelnou agendu, druhá jen doklady a třetí si nechá interního finančního pracovníka, kterému externí účetní kryje záda. Rozhodující není nálepka, ale seznam úkolů, termínů a odpovědných lidí.

V Účtio propojujeme externí účetní tým s online zákaznickou zónou. Klient předává podklady, vidí jejich stav a podle nastavení také faktury, banku, pohledávky, závazky nebo finanční přehledy. Nástroj zlepšuje dohledatelnost, ale nerozhoduje za účetního a neodstraňuje potřebu vysvětlit neobvyklé transakce.

Dodavatel může převzít velkou část každodenní práce. Účetní jednotka tím ale neztrácí odpovědnost za vedení účetnictví a firma musí zajistit úplné a pravdivé vstupy. Prakticky to znamená jediné: doklady, smlouvy a změny se nesmějí k účetnímu dostat až ve chvíli, kdy hoří termín.

Externí varianta naopak nemusí být nejlepší tam, kde firma potřebuje každodenní fyzickou přítomnost účetního, má velmi specifické interní systémy nebo vyžaduje průběžnou operativu propojenou s mnoha odděleními. Někdy je vhodnější interní nebo hybridní model. Rozhoduje proces, nikoli módní označení služby.

Přechod nemusí čekat na leden, ale změna uprostřed účetního období vyžaduje pečlivější návaznost. Musí být jasné, do kterého dne má původní zpracovatel hotovo, která podání odeslal a kdo dokončí otevřené období. Jinak mohou oba týmy v dobré víře čekat, že daný úkol řeší ten druhý.

Pokud jsou podklady neúplné nebo účetnictví dlouho nebylo aktualizované, nejdřív odhadneme rozsah kontroly a případné rekonstrukce. Není bezpečné slibovat standardní převzetí bez znalosti stavu. Cílem je zachovat auditní stopu a dohledatelnost, ne pouze importovat neověřená čísla do nového systému.

1. 1

   Zmapování agendy

   Projdeme právní formu, období, doklady, banky, DPH, mzdy, používané systémy, otevřené termíny a očekávané výstupy.

2. 2

   Kontrola předání

   Sepíšeme data, účetní knihy, závěrky, přiznání, salda, inventury, smlouvy a přístupy, které musí navázat na předchozí zpracování.

3. 3

   Nastavení provozu

   Určíme termíny, vlastníky úkolů, bezpečné kanály, schvalování a způsob, jak se budou řešit chybějící nebo nejasné doklady.

Samotná cena za měsíc nevypovídá o frekvenci zpracování ani o tom, zda firma dostane použitelné přehledy. Porovnávejte stejný rozsah a ptejte se na situace, které nastávají mimo běžný měsíc: změna DPH, nový zaměstnanec, zahraniční transakce, kontrola, uzávěrka nebo ukončení spolupráce.

• ✓Je přesně popsáno, které činnosti jsou v měsíční ceně a které se účtují zvlášť?
• ✓Jak se počítá doklad, položka, mzda a nestandardní požadavek?
• ✓Kdo je hlavní kontakt a jak funguje zastupitelnost při absenci?
• ✓Do kdy musí firma dodat podklady a do kdy dostane zpracované výstupy?
• ✓Jak se řeší nejasné doklady, schvalování a změny po uzavření období?
• ✓Jaký přístup má klient ke svým datům a v jakém formátu je dostane při odchodu?
• ✓Kdo připravuje a kdo odesílá jednotlivá podání a plné moci?
• ✓Jak jsou chráněná citlivá data a které kanály se nemají používat?

Cena externího účetnictví se odvíjí od objemu a skladby dokladů, účtů, DPH, mezd, členění, požadovaných výstupů a stavu při převzetí. Veřejné tarify Účtio začínají na 3 000 Kč měsíčně při 25 dokladech. Konkrétní nabídka musí doplnit, co se považuje za jednotku, jaký je režim DPH a které práce jsou mimo základ.

Pro první rozhovor stačí souhrnné údaje. Neposílejte do formuláře účetní databázi, osobní údaje zaměstnanců ani přístupové údaje. Po základním posouzení domluvíme, zda a jaké ukázkové podklady je potřeba předat bezpečnou cestou.