Co znamená účetní outsourcing v praxi
Slovo outsourcing samo o sobě nic neslibuje. Jedna firma předá celou pravidelnou agendu, druhá jen doklady a třetí si nechá interního finančního pracovníka, kterému externí účetní kryje záda. Rozhodující není nálepka, ale seznam úkolů, termínů a odpovědných lidí.
V Účtio propojujeme externí účetní tým s online zákaznickou zónou. Klient předává podklady, vidí jejich stav a podle nastavení také faktury, banku, pohledávky, závazky nebo finanční přehledy. Nástroj zlepšuje dohledatelnost, ale nerozhoduje za účetního a neodstraňuje potřebu vysvětlit neobvyklé transakce.
Dodavatel může převzít velkou část každodenní práce. Účetní jednotka tím ale neztrácí odpovědnost za vedení účetnictví a firma musí zajistit úplné a pravdivé vstupy. Prakticky to znamená jediné: doklady, smlouvy a změny se nesmějí k účetnímu dostat až ve chvíli, kdy hoří termín.
Co lze předat a co zůstává na firmě
| Oblast | Externí účetní tým | Klientská firma |
|---|---|---|
| Doklady | Zpracuje a kontroluje podklady v dohodnutém rozsahu, upozorní na nejasnosti. | Zajistí úplné, pravdivé a včasné předání a vysvětlí obchodní souvislost. |
| Banka a pokladna | Zaúčtuje dostupné pohyby a páruje je s podklady podle sjednaného procesu. | Zajistí přístup nebo výpisy, popíše neidentifikované platby a hotovostní operace. |
| DPH a podání | Připraví výstupy a podání, pokud jsou součástí služby a má včas úplné vstupy. | Potvrdí neobvyklá plnění, dodá doklady a respektuje domluvené schvalovací termíny. |
| Řízení firmy | Dodá sjednané účetní přehledy a upozorní na zjištěné nejasnosti. | Rozhoduje o transakcích, cashflow, smlouvách a obchodních rizicích. |
Kdy externí vedení účetnictví dává smysl
Externí varianta naopak nemusí být nejlepší tam, kde firma potřebuje každodenní fyzickou přítomnost účetního, má velmi specifické interní systémy nebo vyžaduje průběžnou operativu propojenou s mnoha odděleními. Někdy je vhodnější interní nebo hybridní model. Rozhoduje proces, nikoli módní označení služby.
Firma nechce budovat vlastní účtárnu
Potřebuje pravidelnou odbornou kapacitu, ale nábor, zastupování, nástroje a metodické vedení nechce zajišťovat samostatně.
Agenda roste a současný proces nestačí
Doklady přibývají, vznikají další účty, zaměstnanci nebo střediska a tabulky s e-maily přestávají poskytovat přehled.
Majitel potřebuje aktuálnější výstupy
Nechce čekat na roční uzávěrku, aby zjistil stav závazků a výsledku. Potřebuje domluvit pravidelný způsob zpracování a reportingu.
Stávající řešení nemá zastupitelnost
Jedna dlouhodobá absence blokuje termíny i znalost agendy. Externí tým riziko sníží jen s připraveným předáním a zastoupením.
Jak probíhá převzetí externím účetním týmem
Přechod nemusí čekat na leden, ale změna uprostřed účetního období vyžaduje pečlivější návaznost. Musí být jasné, do kterého dne má původní zpracovatel hotovo, která podání odeslal a kdo dokončí otevřené období. Jinak mohou oba týmy v dobré víře čekat, že daný úkol řeší ten druhý.
Pokud jsou podklady neúplné nebo účetnictví dlouho nebylo aktualizované, nejdřív odhadneme rozsah kontroly a případné rekonstrukce. Není bezpečné slibovat standardní převzetí bez znalosti stavu. Cílem je zachovat auditní stopu a dohledatelnost, ne pouze importovat neověřená čísla do nového systému.
- 1
Zmapování agendy
Projdeme právní formu, období, doklady, banky, DPH, mzdy, používané systémy, otevřené termíny a očekávané výstupy.
- 2
Kontrola předání
Sepíšeme data, účetní knihy, závěrky, přiznání, salda, inventury, smlouvy a přístupy, které musí navázat na předchozí zpracování.
- 3
Nastavení provozu
Určíme termíny, vlastníky úkolů, bezpečné kanály, schvalování a způsob, jak se budou řešit chybějící nebo nejasné doklady.
Jak posoudit nabídku externí účetní firmy
Samotná cena za měsíc nevypovídá o frekvenci zpracování ani o tom, zda firma dostane použitelné přehledy. Porovnávejte stejný rozsah a ptejte se na situace, které nastávají mimo běžný měsíc: změna DPH, nový zaměstnanec, zahraniční transakce, kontrola, uzávěrka nebo ukončení spolupráce.
- Je přesně popsáno, které činnosti jsou v měsíční ceně a které se účtují zvlášť?
- Jak se počítá doklad, položka, mzda a nestandardní požadavek?
- Kdo je hlavní kontakt a jak funguje zastupitelnost při absenci?
- Do kdy musí firma dodat podklady a do kdy dostane zpracované výstupy?
- Jak se řeší nejasné doklady, schvalování a změny po uzavření období?
- Jaký přístup má klient ke svým datům a v jakém formátu je dostane při odchodu?
- Kdo připravuje a kdo odesílá jednotlivá podání a plné moci?
- Jak jsou chráněná citlivá data a které kanály se nemají používat?
Cena a první nezávazná konzultace
Cena externího účetnictví se odvíjí od objemu a skladby dokladů, účtů, DPH, mezd, členění, požadovaných výstupů a stavu při převzetí. Veřejné tarify Účtio začínají na 3 000 Kč měsíčně při 25 dokladech. Konkrétní nabídka musí doplnit, co se považuje za jednotku, jaký je režim DPH a které práce jsou mimo základ.
Pro první rozhovor stačí souhrnné údaje. Neposílejte do formuláře účetní databázi, osobní údaje zaměstnanců ani přístupové údaje. Po základním posouzení domluvíme, zda a jaké ukázkové podklady je potřeba předat bezpečnou cestou.
Ověřené veřejné zdroje
Odkazujeme přímo na instituce a aktuální znění předpisů. U vlastního případu vždy zohledněte právní formu, období a další okolnosti, které obecný průvodce nemůže znát.