Personalistika a mzdy pro firmy

Konkrétní rozsah vychází z počtu zaměstnanců, typů pracovních vztahů a toho, jak máte rozdělenou práci uvnitř firmy. Někde připravuje veškeré personální změny interní administrativní tým a Účtio zajišťuje navazující mzdové zpracování. Jinde klient potřebuje širší podporu při vedení personální agendy. Před zahájením proto sepíšeme, které podklady dodává zaměstnavatel a které kroky přebíráme.

• ✓Měsíční zpracování mezd z předaných podkladů
• ✓Zohlednění nástupů, výstupů a oznámených změn
• ✓Výpočty souvisejících odvodů a mzdových daní
• ✓Mzdové výstupy pro zaměstnavatele a zaměstnance
• ✓Evidence zaměstnanců a domluvených personálních údajů
• ✓Návaznost mzdových výstupů na vedení účetnictví

U každé spolupráce ověříme, zda požadovaný úkon do sjednané služby patří. Pracovněprávní rozhodnutí zůstávají na zaměstnavateli a u situací vyžadujících právní posouzení doporučíme řešit věc s příslušným odborníkem. Účetní a mzdová služba nemá nahrazovat právní poradenství.

Nejvíce chyb a stresu vzniká ve chvíli, kdy není jasné, zda už dorazily všechny změny. Na začátku spolupráce proto nastavíme jednoduchý kalendář a způsob předávání. Zaměstnavatel v domluveném termínu předá podklady za uzavíraný měsíc: například informace o odpracované době, nepřítomnostech, odměnách, srážkách a personálních změnách. Účtio podklady zpracuje, vyjasní nesrovnalosti a připraví sjednané výstupy.

1. 1

   Předání změn

   Určená osoba za zaměstnavatele předá úplné vstupy ve sjednaném termínu a jednotným způsobem.

2. 2

   Kontrola a zpracování

   Zkontrolujeme návaznost dodaných údajů, vyřešíme nejasnosti a zpracujeme mzdy v dohodnutém rozsahu.

3. 3

   Výstupy a návaznosti

   Připravíme domluvené výstupy a zajistíme jejich návaznost na účetnictví a další sjednané kroky.

Neexistuje jeden ideální termín pro všechny firmy. Nastavení musí respektovat váš provoz, způsob evidence práce i potřebný čas na kontrolu. Smyslem procesu je, aby se změny nedohledávaly v několika e-mailových vláknech a aby odpovědná osoba poznala, kdy byly podklady skutečně předané.

Externí zpracování bývá vhodné pro firmu nebo spolek, který nechce budovat vlastní mzdové oddělení, ale potřebuje pravidelný a dohledatelný postup. Pomáhá také organizacím, kde mzdovou agendu historicky řešil jeden člověk bez zastupitelnosti nebo kde účetnictví a mzdy zpracovávají odděleně různí dodavatelé a informace se mezi nimi předávají ručně.

Samotné předání agendy ale nenahrazuje interní odpovědnost zaměstnavatele. Ve firmě musí zůstat určená osoba, která potvrzuje změny a dodává správné vstupy. Společně proto pojmenujeme kontaktní role, pravidla pro opravy a postup při mimořádné změně. Tím omezíme nejistotu na obou stranách.

Personální a mzdová agenda pracuje s citlivými informacemi, proto není vhodné, aby měl každý uživatel automaticky přístup ke všemu. Aplikace Účtio rozlišuje uživatelská oprávnění a může zpřístupnit části pro mzdy a zaměstnance jen určeným lidem. Konkrétní přístupy nastavíme podle rozdělení rolí u klienta a podle rozsahu sjednané služby.

Online prostředí zároveň pomáhá oddělit pracovní agendu od běžné e-mailové komunikace. Přesný způsob předávání osobních údajů domluvíme při zavedení služby; do úvodní poptávky není potřeba posílat žádné seznamy zaměstnanců, smlouvy ani jiné citlivé dokumenty. Podrobnosti o dalších funkcích najdete na stránce online zákaznické zóny.

Pro první rozhovor potřebujeme znát přibližný počet zaměstnanců, používané typy pracovních vztahů, frekvenci výplat, současný způsob evidence podkladů a informaci, zda má služba navazovat také na vedení účetnictví. Užitečné je popsat, kdo dnes změny shromažďuje a kde proces nejčastěji zdržuje nebo selhává.

Na základě těchto informací upřesníme rozsah, potřebné podklady a reálný postup převzetí. Pošlete nám nezávaznou poptávku bez osobních údajů zaměstnanců. Ozveme se vám a dohodneme bezpečný další krok.