Online zákaznická zóna pro účetnictví

Po přihlášení nemusíte procházet každou agendu zvlášť, abyste zjistili, co se ve firmě děje. Dashboard může zobrazit vývoj výnosů a nákladů, zisk a ztrátu, obraty a zůstatky, stav hotovosti a banky, nezaplacené faktury nebo dokumenty čekající na schválení. Součástí aplikace jsou také kurzovní lístky. Konkrétní widgety se řídí nastavením firmy a přístupem uživatele.

Smyslem není nahradit všechny interní reporty jednou obrazovkou. Dashboard má rychle ukázat, kam se podívat podrobněji, a upozornit na rozpracované úkoly. Detailní data pak najdete v jednotlivých agendách bez přepisování čísel z měsíčního PDF do vlastní tabulky.

Doklady lze v zákaznické zóně vytvářet, nahrávat a dále zpracovávat. Aplikace rozlišuje dokumenty na straně klienta a účetní dokumenty, eviduje jejich stav a podporuje schválení nebo vrácení. U konkrétního dokumentu mohou zůstat také zprávy, takže dotaz účetní neztratí vazbu na přílohu, ke které patří. Backend aplikace podporuje i příjem dokumentů e-mailem.

Výhodou je dohledatelnost. Klient vidí, že podklad odevzdal, účetní může požádat o doplnění a po vyřešení zůstane historie u správného dokumentu. Tím se omezuje dvojí nahrávání stejné přílohy a nejasné otázky typu „které faktury se tento e-mail týká“.

Aplikace obsahuje vydané i přijaté faktury včetně detailu, vytváření a úprav. Vydanou fakturu lze připravit k odeslání e-mailem a systém pracuje s PDF i formátem ISDOC. Součástí jsou také upozornění na faktury po splatnosti. V provozní části můžete podle oprávnění pracovat s bankovními pohyby, platbami, pokladnou, pohledávkami a závazky.

Pro podrobnější členění jsou v systému adresář, střediska, zakázky, činnosti a štítky se skupinami štítků. Firma tak nemusí sledovat jen celkový výsledek, ale může si připravit členění odpovídající vlastnímu provozu. Vhodnou strukturu je dobré nastavit předem; samotné množství kategorií bez jednotných pravidel lepší přehled nevytvoří.

Zákaznická zóna obsahuje také části pro mzdy a zaměstnance. Pokud s Účtio řešíte personalistiku a zpracování mezd, může být příslušná agenda dostupná určeným uživatelům bez toho, aby k citlivým informacím získal přístup celý tým. Aplikace rovněž podporuje výběr mezi více firmami pod jedním účtem.

Další samostatnou částí je datová schránka. Zdrojový kód aplikace obsahuje přijaté a odeslané zprávy, práci s přílohami, upozornění na nepřečtené zprávy a jejich stahování. Dostupnost a praktické použití vždy závisí na nastavení klienta a domluveném procesu. Neznamená to, že každá firma dostane automaticky přístup ke všem modulům.

• ✓Dashboard a finanční grafy
• ✓Doklady, schvalování a zprávy
• ✓Vydané a přijaté faktury
• ✓Banka, platby a pokladna
• ✓Pohledávky a závazky
• ✓Adresář, střediska, zakázky, činnosti a štítky
• ✓Mzdy a zaměstnanci
• ✓Přijaté a odeslané zprávy datové schránky

1. 1

   Vybereme potřebné agendy

   Podle účetní služby a vašeho interního procesu určíme, které části mají skutečný přínos a kdo je bude používat.

2. 2

   Nastavíme firmy a role

   Zpřístupníme příslušné firmy, oprávnění a pracovní postupy pro předávání i schvalování podkladů.

3. 3

   Sjednotíme každodenní práci

   Domluvíme, kudy mají přicházet doklady, kde se řeší dotazy a jak uživatel pozná, co čeká na jeho akci.

Nástroj přináší největší hodnotu tehdy, když má každý krok vlastníka a tým používá dohodnutý postup. Proto zákaznickou zónu nevnímáme jako samostatnou krabicovou aplikaci bez podpory. Je součástí vedení účetnictví a komunikace s konkrétním účetním týmem.

V úvodní poptávce stačí uvést, jak dnes předáváte doklady, vystavujete faktury a sledujete závazky nebo pohledávky. Napište také, kolik lidí potřebuje přístup a zda spravujete jednu, nebo více firem. Neposílejte žádné přihlašovací údaje ani citlivé účetní dokumenty. Po odeslání nezávazné poptávkys vámi projdeme službu a ukážeme další vhodný postup.