Účetnictví pro OSVČ a živnostníky

V běžné řeči je účetnictví všechno, co se děje s fakturami. Předpisy jsou přesnější. Účetnictví pracuje s účetními knihami, záznamy a závěrkou. Daňová evidence sleduje příjmy a výdaje pro stanovení základu daně a také majetek a dluhy. Výdaje procentem z příjmů jsou způsob výpočtu výdajů, nikoli druh účetnictví.

Paušální režim je další samostatná oblast s vlastními podmínkami. To, že podnikatel platí jednu měsíční částku, neznamená, že nemusí evidovat vůbec nic nebo že automaticky splňuje podmínky po celý rok. Změna příjmů, činností, zaměstnání, DPH nebo dalších okolností může vyžadovat nové posouzení.

Na první schůzce proto nehledáme nejlevnější kolonku v ceníku. Zjišťujeme činnost, příjmy, DPH, zaměstnance, majetek, zahraniční vztahy a dosavadní evidenci. Teprve z těchto údajů lze vybrat postup a ověřit ho podle aktuálních pravidel.

Na výpisu stojí jen částka, datum a protistrana. Neříká, co jste koupili, zda nákup souvisel s podnikáním ani kde je účtenka. Samotná faktura zase neukáže, jestli už byla zaplacená. Účetní potřebuje spojit obě strany a u neobvyklé operace slyšet její obchodní příběh.

Pokud OSVČ používá jeden účet pro podnikání i soukromé platby, roste množství vysvětlování a riziko přehlédnutí. Nemusí to automaticky znamenat porušení pravidel, ale jasné oddělení provozních toků významně zjednodušuje dokladování, kontrolu a přehled o podnikání.

• ✓Vydané faktury a další evidence příjmů včetně úhrad
• ✓Přijaté doklady a souvislost výdaje s podnikáním
• ✓Bankovní účty, platební brány, hotovost a neidentifikované platby
• ✓Majetek, jeho pořízení, používání, financování a případné vyřazení
• ✓Pohledávky, závazky, zálohy a dobropisy na přelomu období
• ✓Doklady a informace k tuzemským i zahraničním transakcím
• ✓Mzdové a personální podklady, pokud OSVČ zaměstnává další lidi
• ✓Změny činnosti, registrací, provozovny nebo dalších příjmů

U jednoduché činnosti s několika doklady může být plný měsíční servis zbytečně drahý. V takové situaci porovnáme cenu s pracností a rizikem daného případu. Účelem konzultace není prodat nejširší tarif, ale zjistit, jakou práci podnikatel potřebuje.

U DPH nestačí znát celkový obrat nebo mít fakturu v PDF. Důležitý je typ plnění, datum, místo, postavení dodavatele a odběratele, použití pro ekonomickou činnost a další okolnosti. Zahraniční služba, zboží nebo digitální platforma může vyžadovat jiný postup než běžný tuzemský nákup.

Majetek se neřeší pouze v okamžiku platby. Je potřeba znát, co bylo pořízeno, kdy bylo uvedeno do užívání, jak se používá pro podnikání, zda je financováno a co se stane při prodeji nebo vyřazení. U smíšeného soukromého a podnikatelského využití je nutné situaci posoudit individuálně.

Jakmile OSVČ zaměstnává lidi, vzniká samostatná mzdová a personální agenda s termíny, registracemi a citlivými údaji. Podklady pro mzdy mají mít vlastní pravidelný kalendář; není bezpečné je přidat až na konec balíku účetních dokladů.

Online spolupráce neznamená, že OSVČ vede účetnictví sama v programu. V Účtio pracuje se stejnými podklady jako účetní tým, ale odborné zpracování zůstává součástí služby. Klient se soustředí na včasné dodání a vysvětlení svého podnikání.

Do první poptávky není potřeba přikládat přiznání, výpisy ani osobní doklady. Stačí popsat činnost, přibližný objem, současný režim, DPH, zaměstnance a to, co od spolupráce očekáváte. Bezpečné předání detailních dat domluvíme až podle dalšího kroku.

1. 1

   Pravidelné předání

   Doklady, banka a doplňující informace se předávají průběžně v domluveném termínu, ne až před daňovým přiznáním.

2. 2

   Vyřešení nejasností

   Účetní označí chybějící nebo nejasné položky a podnikatel doplní obchodní souvislost přímo u správného podkladu.

3. 3

   Kontrola a výstupy

   Podle sjednaného rozsahu podnikatel vidí stav dokladů, faktury a finanční přehledy a dostane podklady k navazujícím povinnostem.

Cena se neodvíjí pouze od právní formy. Rozhoduje počet a typ dokladů, DPH, banka a platební brány, zahraničí, majetek, zaměstnanci, četnost zpracování i požadované výstupy. OSVČ s deseti jednoduchými tuzemskými doklady má jiný rozsah než podnikatel se skladem, reklamními platformami, cizími měnami a lidmi.

Veřejný ceník Účtio začíná na 3 000 Kč měsíčně při 25 dokladech, ale nejjednodušší nebo naopak nestandardní režimy je potřeba posoudit individuálně. Nabídka musí jasně určit jednotku, období, režim DPH ceny a práce zahrnuté v základu.

Při porovnávání účetních si ověřte nejen cenu, ale také to, zda zahrnuje průběžné zpracování, DPH, roční výstupy, komunikaci při nejasnostech, zastupitelnost a přístup k vlastním datům. Levná roční kompletace a měsíční služba s přehledy nejsou stejný produkt.