Základní měsíční balík
Seznam se upravuje podle firmy. E-shop přidá platební brány, dobírky, sklady a marketplace reporty; projektová firma střediska a zakázky; SVJ předpisy a úhrady vlastníků. Na začátku spolupráce se proto vytváří mapa zdrojů, nikoli univerzální složka „doklady“.
Každý zdroj má mít potvrzený způsob a období. Banka může přicházet přes oprávněný přístup nebo výpis, fakturace přes export a doklady ručně. Důležité je vědět, zda účetní dostala všechny účty a zda je export finální, ne jen to, že nějaký soubor dorazil.
Pokud v dané oblasti nebyl žádný pohyb, je užitečné to potvrdit. Účetní pak nemusí čekat, zda ještě přijde pokladna, nový úvěr nebo zaměstnanec. Nulové hlášení je součást úplnosti stejně jako samotný doklad.
- Všechny vydané faktury, dobropisy a informace o stornu či opravě
- Přijaté faktury a účtenky včetně schválení a účelu výdaje
- Výpisy všech bankovních účtů, platebních bran a úvěrů
- Pokladní doklady, stav hotovosti a uzavřený pokladní přehled
- Seznam neidentifikovaných plateb, záloh a interních převodů
- Nové nebo změněné smlouvy s dopadem do daného období
- Informace o majetku, zásobách, cestách a nepeněžních operacích
- Mzdové změny a docházka podle samostatného kalendáře
Vydané a přijaté doklady
Fotografie nebo PDF musí být čitelné a úplné. Oříznutý okraj, chybějící druhá strana nebo screenshot bankovní notifikace nemusí obsahovat potřebné údaje. Pokud je původní dokument elektronický, předávejte původní soubor místo fotografie obrazovky.
Dvojí nahrání stejného dokladu vytváří jiné riziko než chybějící soubor. Používejte jeden domluvený kanál a nepřeposílejte doklad současně e-mailem, chatem a portálem. Pokud je nutné soubor nahradit, označte, která verze je platná.
| Doklad | Přiložte | Doplňte, pokud není zřejmé |
|---|---|---|
| Vydaná faktura | Fakturu, opravy, informaci o stornu a návaznost na úhradu. | Datum plnění, smlouvu, zahraničí, zádržné nebo neobvyklé podmínky. |
| Přijatá faktura | Úplný doklad a interní schválení k úhradě a zpracování. | Účel, projekt, používání, osoba odpovědná za nákup a související smlouva. |
| Účtenka | Čitelný doklad s datem, částkou a dodavatelem. | Kdo platil, proč, pro jakou činnost a zda proběhla náhrada zaměstnanci. |
| Záloha | Zálohový podklad, platbu a následný daňový či konečný doklad. | Na jakou dodávku se vztahuje a zda byla vrácena nebo zúčtována. |
| Dobropis | Opravný doklad a vazbu na původní fakturu i úhradu. | Důvod opravy a zda se částka započte, vrátí nebo zůstává otevřená. |
Banka, pokladna a platby
Účetní potřebuje všechny účty používané pro firmu, nikoli jen hlavní korunový účet. Patří sem měnové účty, platební brány, úvěry, firemní karty a podle provozu další peněžní kanály. Převod mezi dvěma vlastními účty musí být rozpoznaný na obou stranách, aby se nevykázal jako náklad nebo příjem.
U neidentifikované platby doplňte obchodního partnera, účel a související doklad. Popisek banky nemusí odpovídat smluvní straně, zejména u platebních zprostředkovatelů. Hromadná úhrada několika faktur nebo platba snížená o poplatek potřebuje rozpis.
Pokladní evidence musí sedět s hotovostí. Dodatečně vytvořený soubor účtenek bez informace, kdo peníze vybral a komu firma nákup nahradila, se kontroluje obtížně. Pokladní doklady i pravidelné odsouhlasení proto potřebují odpovědnou osobu.
- Výpis nebo bezpečný přístup ke každému účtu za celé období
- Rozpis platebních bran, poplatků, refundací a zadržených částek
- Vysvětlení vkladů, výběrů, půjček a převodů mezi vlastními účty
- Spárování hromadných plateb a zápočtů na konkrétní doklady
- Pokladní kniha a fyzicky ověřený zůstatek podle interních pravidel
- Seznam transakcí, které čekají na rozhodnutí nebo podklad
Smlouvy, majetek a změny ve firmě
Účetní nemá sledovat obchodní rejstřík a firemní komunikaci místo vedení společnosti. Vytvořte krátký měsíční formulář se změnami, kde odpovědná osoba potvrdí nové smlouvy, financování, majetek, provozovny, registrace a významné události.
Nová smlouva
Předejte ji před první fakturou, pokud určuje období, splátky, zálohy, financování, měnu nebo jiné účetní souvislosti.
Pořízení majetku
Uveďte datum uvedení do užívání, účel, místo, financování, související náklady a odpovědnou osobu.
Úvěr nebo leasing
Předejte smlouvu, splátkový kalendář, poplatky, čerpání a změny; bankovní platba sama nerozliší všechny části.
Změna vlastníků či vedení
Účetní musí včas vědět o rozhodnutí, účinném datu, vkladech, výplatách a souvisejících listinách.
Zahraniční transakce
Doplňte zemi a postavení partnera, typ plnění, datum, měnu, dodací podmínky a další relevantní dokumenty.
Spor nebo nejistota
Informujte o reklamaci, neuhrazené částce, soudním sporu či možné povinnosti; účetní ji nemusí poznat z faktury.
Mzdy mají vlastní uzávěrku
Mzdové podklady se nepřidávají k účetním dokladům až na konci měsíce. Výplata, registrace, změny a hlášení mají vlastní termíny. Zaměstnavatel předává docházku, nepřítomnosti, odměny, srážky, nástupy, ukončení a změny pracovních vztahů v podobě schválené oprávněnou osobou.
Osobní údaje zaměstnanců mají vyšší citlivost než běžná dodavatelská faktura. Přístup se omezuje podle rolí a dokumenty se nepřeposílají lidem, kteří je nepotřebují. Mzdový tým má znát jediný autorizovaný zdroj změn, aby nezpracoval neověřený pokyn.
Po uzavření mezd zaměstnavatel kontroluje souhrn, významné změny a platební podklady. Oprava po schválení musí být dohledatelná. Rekapitulace pak navazuje na účetnictví, aby osobní mzdová data nebyla zbytečně zpřístupněna širšímu týmu.
Jak nastavit bezpečné předávání
Heslo do banky, datové schránky nebo daňového portálu neposílejte v e-mailu ani poznámce u dokladu. Kde je potřeba přístup, použijte samostatné oprávnění, vícefaktorové ověření a rozsah odpovídající úkolu. Sdílený účet znemožňuje zjistit, kdo změnu provedl.
Online zákaznická zóna Účtio drží doklad, jeho stav a zprávy na jednom místě. Technologie ale funguje jen při jednotném návyku. Pokud část týmu dál posílá soubory jinudy, účetní nemůže spolehlivě potvrdit úplnost.
- 1
Určete jeden kanál
Doklady se ukládají do dohodnutého prostředí, kde je vidět stav, verze a vazba na případný dotaz.
- 2
Nastavte oprávnění
Každý uživatel vidí jen firmy a agendy, které potřebuje; mzdová a citlivá data mají užší přístup.
- 3
Uzavírejte měsíc
Kontaktní osoba potvrdí úplnost, účetní vypíše otevřené body a po jejich vyřešení označí zpracované období.
Doporučený měsíční harmonogram
Termín se odvíjí od konkrétních povinností. Důležité je mít mezi předáním a podáním prostor na dotazy. Pokud firma dodá podklady v poslední den, účetní nemůže zaručit stejnou úroveň kontroly bez posunu nebo mimořádné práce.
Checklist jednou za čtvrtletí zkontrolujte. Nový účet, zaměstnanec, platební brána nebo projekt se musí dostat do mapy zdrojů. Jinak bude proces formálně splněný, ale fakticky neúplný.
| Okamžik | Firma | Účetní tým |
|---|---|---|
| Průběžně | Nahrává doklady, označuje projekty a hlásí významné změny. | Zpracovává dostupné podklady a otevírá nejasnosti u konkrétních položek. |
| Měsíční uzávěrka vstupů | Potvrdí úplnost bank, pokladny, faktur, smluv a změn. | Zkontroluje zdroje a pošle souhrnný seznam chybějících informací. |
| Doplnění | Odpovědná osoba vyřeší dotazy a schválí mzdové či jiné výstupy. | Zapracuje doplnění a označí body, které se přesouvají nebo vyžadují odborné rozhodnutí. |
| Výstupy | Převezme podání a přehledy a potvrdí úkoly na další období. | Uzavře sjednaný rozsah, uloží potvrzení a zpřístupní dohodnuté sestavy. |
Ověřené veřejné zdroje
Odkazujeme přímo na instituce a aktuální znění předpisů. U vlastního případu vždy zohledněte právní formu, období a další okolnosti, které obecný průvodce nemůže znát.