Doklady a jejich stav
Nahrávání, vytváření, schvalování či vrácení a zprávy navázané na konkrétní dokument podle dostupných oprávnění.
Online spolupráce s účetní
Jak funguje online spolupráce s účetní
Faktura v e-mailu má zvláštní schopnost zmizet právě ve chvíli, kdy ji někdo potřebuje. Ve společném prostředí zůstane u dokladu jeho stav, schválení i dotaz účetní. Klient stále vysvětluje, co se ve firmě stalo, a účetní stále účtuje; online spolupráce jen odstraní lovení poslední verze v pěti schránkách.
Aktualizováno 1. 8. 2026 · Tým Účtio.cz
Krátká odpověď
Firma nahraje doklad do společného prostředí, doplní účel a případně ho schválí. Účetní jej zkontroluje, zpracuje a položí dotaz přímo u něj. Data pak navazují na faktury, banku, pohledávky, závazky a přehledy. Automatizace pomáhá s přenosem a párováním, ale význam neobvyklé operace musí potvrdit člověk.
Konec lovení v e-mailu
Soubor, stav, schválení a dotaz zůstávají pohromadě a tým nemusí hledat poslední přílohu v e-mailu.
Doklad nezůstane osamocený
Faktura navazuje na platbu, pohledávku, závazek a dostupné přehledy, nikoli na izolovaný adresář souborů.
Robot nezná obchodní důvod
Systém automatizuje opakované kroky; účetní a klient řeší význam, správnost, výjimky a odpovědnost.
Online služba vs. účetní software
Účtio není krabicový software pro samostatné vedení účetnictví. Zákaznická zóna je pracovní prostředí připojené ke službě. Klient nemusí znát účetní zápisy, ale musí rozumět své obchodní operaci, dodat úplný podklad a včas rozhodnout nejasnost.
Toto rozlišení je důležité i při výběru. Návštěvník hledající aplikaci zdarma nebo kurz účetnictví má jinou potřebu než firma hledající externí účetní tým. Online prostředí je benefit poskytované služby, nikoli její náhrada.
| Model | Co dělá klient | Co dělá účetní tým | Role systému |
|---|---|---|---|
| Samostatný účetní software | Vede vlastní agendu nebo řídí své zaměstnance. | Nemusí být součástí produktu. | Poskytuje funkce pro zadávání, účtování a výstupy. |
| Online účetní služba Účtio | Předává, schvaluje a vysvětluje své doklady a rozhodnutí. | Zpracovává sjednanou agendu, kontroluje a komunikuje nejasnosti. | Propojuje doklady, stav práce, faktury, banku a přehledy. |
Cesta jednoho dokladu
Jedna verze neznamená, že se dokument nikdy neopraví. Znamená, že je jasné, která verze je platná, kdo ji změnil a proč. U dobropisu nebo storna se zachovává vazba na původní případ místo přepsání historie.
Pokud klient nezná odpověď, dotaz se nemá uzavřít odhadem. Přiřadí se člověku, který rozumí nákupu, smlouvě nebo projektu. Teprve jeho potvrzení dává účetnímu týmu kontext k odbornému zpracování.
- 1
Předání
Klient nahraje původní čitelný dokument, doplní účel, projekt či schválení a nepoužije paralelně další kanál.
- 2
Kontrola a dotaz
Účetní ověří potřebné údaje a souvislosti. Chybějící informaci řeší u konkrétního dokladu, ne v odděleném vlákně.
- 3
Zpracování a návaznost
Po doplnění se doklad propojí s platbou a účetní agendou a jeho stav je dostupný oprávněným uživatelům.
Co může klient v zákaznické zóně řešit
Ne každá firma potřebuje všechny moduly. Příliš široké prostředí uživatele mate a zvyšuje riziko špatně nastavených oprávnění. Začínáme proto agendami, které firma používá, a další přidáváme až později.
Vydané a přijaté faktury
Přehled faktur, jejich detail a podle nastavení také vytváření, odeslání a sledování splatnosti.
Banka, pokladna a platby
Dostupné pohyby a návaznosti na pohledávky, závazky a faktury v rozsahu sjednané spolupráce.
Finanční přehledy
Dashboard může zobrazit výnosy, náklady, výsledek, obraty, zůstatky a další ukazatele podle aktuálnosti dat.
Členění firmy
Střediska, zakázky, činnosti a štítky pomáhají připravit výstupy odpovídající internímu řízení.
Navazující agendy
Podle služby a role mohou být dostupné mzdy, zaměstnanci nebo datová schránka bez zpřístupnění všem uživatelům.
Co automatizace umí a kde potřebuje člověka
Systém může vytvořit přesvědčivý výstup i z neúplných dat. Proto se u reportu sleduje datum zpracování a otevřené položky. Dashboard není garance, že žádná faktura nezůstala v osobní schránce nebo že vedení oznámilo všechny smlouvy.
Účetní posuzuje operaci podle předpisů. Klient zná její obchodní důvod, schvaluje ji a ručí za pravdivost vstupu. Online služba funguje nejlépe, když se tyto role neslijí.
| Úkol | Automatizace může pomoci | Člověk musí potvrdit |
|---|---|---|
| Načtení dokladu | Přenést vybrané údaje a připravit podklad ke kontrole. | Čitelnost, správnost, úplnost a obchodní obsah. |
| Párování platby | Navrhnout vazbu podle částky, symbolu a partnera. | Výjimky, hromadné úhrady, zápočty a neobvyklé rozdíly. |
| Zařazení | Použít opakující se pravidla a předchozí vzory. | Novou smlouvu, účel, daňové souvislosti a nestandardní případ. |
| Reporting | Aktualizovat grafy z dostupných zpracovaných dat. | Zda jsou vstupy úplné a jak výsledek interpretovat pro rozhodnutí. |
Oprávnění a citlivá data
Majitel, fakturant, vedoucí projektu a člověk odpovědný za mzdy nepotřebují stejný přístup. Oprávnění se nastavují podle úkolu a konkrétní firmy. Uživatel spravující více společností má vidět jen ty, ke kterým má schválený vztah.
Mzdová a personální data vyžadují užší okruh než běžné faktury. Stejně tak datová schránka může obsahovat zprávy mimo účetnictví. Před zpřístupněním se určí role, odpovědnost za čtení a postup při dovolené nebo odchodu člověka.
Sdílená hesla oslabují dohledatelnost. Každý uživatel má používat vlastní účet a dostupné vícefaktorové zabezpečení. Přístup se ruší bezprostředně po změně role a pravidelně se kontroluje, zda stále odpovídá potřebě.
- Samostatný účet pro každého uživatele bez sdílení hesel
- Nejmenší oprávnění potřebné pro konkrétní roli
- Oddělený přístup k mzdám, zaměstnancům a citlivým zprávám
- Pravidelná kontrola přístupů a rychlé odebrání po změně
- Bezpečný postup pro obnovu přístupu a hlášení podezřelé události
- Žádná hesla ani osobní data v úvodní poptávce
Jak online spolupráci zavést
Největší chybou je přenést starý chaos do nového systému. Pokud nikdo neschvaloval výdaje a doklady přicházely pěti cestami, samotné přihlášení problém nevyřeší. Nejdřív se zjednoduší pravidla, potom se technicky nastaví.
Školení má vycházet z role. Člověk nahrávající účtenky nepotřebuje znát celý reporting; jednatel naopak potřebuje rozumět aktuálnosti přehledů a otevřeným položkám. Kratší scénáře podle skutečné práce se používají lépe než obecná prezentace všech funkcí.
Po prvním měsíci zkontrolujeme, které doklady přišly mimo systém, kde se dotazy zdržely a zda mají uživatelé správná oprávnění. Proces se považuje za zavedený až tehdy, když je opakovatelný i při zastoupení.
- 1
Mapa současného toku
Sepíšeme, kde vznikají doklady, kdo je schvaluje, kudy přichází banka a kdo řeší účetní dotazy.
- 2
Nastavení rolí a pravidel
Určíme firmy, uživatele, oprávnění, termíny, povinné informace a jediný kanál pro každou agendu.
- 3
Pilotní měsíc a úprava
První období použijeme k ověření exportů, notifikací, přehledů a odpovědností a opravíme zbytečné kroky.
Jak poznat, že proces funguje
Cílem není nulový e-mail ani úplná automatizace. Některé obchodní a odborné situace si zaslouží rozhovor. Dobré online prostředí zajišťuje, že výsledek rozhovoru nezůstane jen v hlavě dvou lidí, ale promítne se do správného dokladu, úkolu nebo pravidla.
Pro první ukázku stačí popsat, jak dnes přijímáte a vystavujete faktury, předáváte banku, schvalujete výdaje a sledujete závazky. Neposílejte ostrá data ani přihlašovací údaje. Vhodný rozsah lze navrhnout nad anonymizovaným procesem.
- Klient i účetní vidí stejnou platnou verzi dokladu a jeho stav
- Chybějící informace mají vlastníka, termín a vazbu na konkrétní položku
- Uživatelé nepředávají soubory paralelně e-mailem a dalšími chaty
- Každý přehled má známé datum zpracování a otevřené položky
- Zastupující kolega dokáže dohledat historii bez osobní schránky
- Přístupy odpovídají rolím a po změně se skutečně odebírají
- Měsíční uzávěrka má potvrzení úplnosti na straně klienta
- Technologie šetří kroky, ale neukrývá odpovědnost za rozhodnutí
Ověřené veřejné zdroje
Odkazujeme přímo na instituce a aktuální znění předpisů. U vlastního případu vždy zohledněte právní formu, období a další okolnosti, které obecný průvodce nemůže znát.
Kam pokračovat
Online zákaznická zóna
Skutečné ukázky předávání dokladů, fakturace, banky, reportingu a komunikace s účetním týmem.
Otevřít stránku →Vedení účetnictví
Rozsah účetní služby, proces spolupráce a přehled o financích v Liberci i online po celé ČR.
Otevřít stránku →Co potřebuje účetní od firmy
Měsíční checklist podkladů, změn a bezpečného předávání, na kterém online proces stojí.
Otevřít stránku →Ceník účetních služeb
Orientační měsíční tarify, ceny za doklad i mzdu a vysvětlení faktorů výsledné nabídky.
Otevřít stránku →