Co zahrnuje vedení účetnictví

Nahráním faktury práce nekončí. Účetní musí vědět, co bylo dodáno, kdy a pro jaký účel. U pravidelného tuzemského nájmu bývá souvislost jasná. U zálohy, zahraniční služby nebo nákupu používaného i soukromě už ne.

Dotaz má zůstat u dokladu a dostat jméno člověka, který odpoví. Tichý odhad účetní je rychlý jen do první opravy. Cílem přitom není účetnictví bez otázek, ale otázky vyřešené včas a s uloženou odpovědí.

Nakonec se jednotlivé zápisy spojí. Platba musí sedět na fakturu nebo jiné vysvětlení, pohledávka na vydaný doklad a majetek na smlouvu i datum uvedení do užívání. Správně zaúčtované střípky ještě samy nezaručí správný celek.

1. 1

   Převzetí a doplnění

   Firma předá doklad a obchodní souvislost; účetní ověří, zda má potřebné údaje a otevře dotaz k nejasnosti.

2. 2

   Zpracování a kontrola

   Doklad se zařadí do správného období a souvislostí, naváže na banku, pohledávku, závazek, majetek či další evidenci.

3. 3

   Uzavření a výstupy

   Po doplnění podkladů se období kontroluje a vzniknou sjednané sestavy, podání nebo přehledy pro klienta.

Maloobchod se zásobami potřebuje jinou evidenci než poradenská firma. SVJ se zase neřídí stejným provozem jako s.r.o. a OSVČ nemusí vždy vést účetnictví. Nabídka se proto musí opřít o právní formu, obor a registrace daného klienta.

Některé činnosti probíhají měsíčně, jiné čtvrtletně nebo jednou ročně. Smlouva by měla oddělit pravidelnou práci od závěrkových a mimořádných úkonů, protože jejich objem a odpovědnosti se liší.

Externí účetní nemůže vědět o smlouvě, hotovostním nákupu nebo změně, kterou jí firma nepředala. Zároveň nestačí, aby pouze zaúčtovala to, co přišlo, bez upozornění na zjevně chybějící návaznosti. Obě strany mají povinnost dělat svou část a včas komunikovat překážku.

Interní kontaktní osoba má mít oprávnění získat odpověď od vedení a hlídat termín. Pokud účetní komunikuje s pěti lidmi bez jasného vlastníka, dotazy se mohou duplikovat nebo zůstat bez rozhodnutí.

To, že položka není v základu, není samo o sobě nevýhoda. Důležité je vědět to předem a znát cenu nebo způsob nacenění. Firma bez zaměstnanců nemusí platit za mzdovou agendu; společnost s vlastním daňovým poradcem zase nepotřebuje duplicitní službu.

Nejasná formulace „kompletní účetnictví“ může vytvářet rozdílná očekávání. Klient si představí všechny související povinnosti, dodavatel pouze účtování dokladů. Příloha smlouvy by proto měla vyjmenovat pravidelné, roční i mimořádné činnosti a určit, kdo je objednává.

• ✓Roční účetní závěrka, inventarizace a zveřejnění listin
• ✓Daňová přiznání a odborné daňové poradenství
• ✓Mzdy, nástupy, ukončení a personální dokumentace
• ✓Rekonstrukce minulých období a opravy po jiném zpracovateli
• ✓Zastupování při kontrolách a rozsáhlá komunikace s úřady
• ✓Individuální manažerské reporty a vlastní datové exporty
• ✓Zpracování dat ve špatném nebo nestandardním formátu
• ✓Mimořádné transakce, přeměny, financování či zahraniční agenda

Frekvence závisí na povinnostech a tom, k čemu firma data používá. Měsíční plátce DPH potřebuje jiný kalendář než subjekt s několika doklady a ročním zpracováním. Pokud vedení sleduje pohledávky, závazky a výsledek, musí se podklady předávat a zpracovávat dostatečně často, aby přehled nebyl jen historický.

Nahraďte slovo „průběžně“ čtyřmi termíny: předání, první kontrola, uzavření dotazů a hotové výstupy. Přidejte pravidlo pro pozdní doklad. Kdo rozhodne o opravě a ve kterém přehledu se projeví?

Online dashboard neřeší pozdní data. Graf může být technicky aktuální, ale věcně neúplný, pokud chybí faktury, banka nebo rozhodnutí. U každého přehledu je proto potřeba znát datum zpracování a případné otevřené položky.

Dobrá účetní služba nemusí být bez dotazů ani bez oprav. Má však umět ukázat, jak problém zachytí, kdo ho rozhodne a jak zabrání jeho opakování. Proces je důležitější než dojem, že všechno probíhá samo.

Při první nabídce stačí souhrnné informace o firmě. Citlivé doklady a přístupy předávejte až po ověření dodavatele, rozsahu a bezpečného kanálu. Seriózní účetní firma po vás nebude požadovat heslo do banky v nezabezpečeném formuláři.

• ✓Každá pravidelná agenda má vlastníka, termín a očekávaný výstup
• ✓Chybějící doklady a dotazy mají viditelný stav a nezůstávají v osobním e-mailu
• ✓Klient ví, co účetní dokončila a které období je ještě otevřené
• ✓Cena používá definované jednotky a popisuje práce nad rámec
• ✓Zastupující účetní může dohledat historii a pokračovat v procesu
• ✓Data jsou přístupná klientovi a existuje postup pro export při ukončení
• ✓Kontrolní a manažerské výstupy mají vysvětlenou aktuálnost a definici
• ✓Nestandardní situace se eskalují dřív, než ohrozí termín